Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря учебной части.


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Секретарь учебной части (секретарь) относится к категории технических исполнителей.

На должность секретаряназначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.

Секретарь должна знать:

Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

Структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений.

Машинопись.

Правила орфографии и пунктуации.

Порядок расположения материала при печатании различных документов.

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

Правила эксплуатации компьютера, диктофонов, магнитофонов.

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Основы организации труда.

Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Секретарь подчиняется непосредственно директору учреждения.

На время отсутствия секретаря (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ.

Основными направлениями деятельности секретаря являются:

Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора учреждения.

Ведение делопроизводства.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Секретарь:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора учреждения.

Получает необходимые руководителю сведения от исполнителей, вызывает по его поручению работников.

Организует телефонные переговоры руководителя.

Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Соблюдает этические нормы поведения в ДШИ, в быту, в общественных местах, соответствующие общественному положению работника учреждения.

4. ПРАВА.

Секретарь имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Секретарь несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.


6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ.

Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному и утвержденному директором ДШИ.



С инструкцией ознакомлен(а): ____________________ / _________________


« ____» _______________ 20___ г.